Abmahnung: Richtig reagieren und Konsequenzen abschätzen

Eine Abmahnung ist eine schriftliche Mitteilung, mit der jemand aufgefordert wird, ein bestimmtes Verhalten zu ändern oder zu unterbinden. Damit eine Abmahnung rechtlich wirksam ist, muss sie bestimmte Vorgaben einhalten. Dazu gehören die präzise Benennung des beanstandeten Fehlverhaltens, die Setzung einer zumutbaren Frist für Abhilfemaßnahmen sowie der Hinweis auf die Folgen bei erneutem Verstoß.

Abmahnungen finden in verschiedenen Rechtsgebieten Anwendung. Zu diesen Gebieten gehören beispielsweise:

• Arbeitsrecht
• Familienrecht
• Urheberrecht
• Wettbewerbsrecht

Im Arbeitsvertrag ist generell festgelegt, was von der jeweils anderen Vertragspartei erwartet wird. Bei einer Abmahnung missbilligt der Arbeitgeber das Verhalten des Arbeitnehmers, wenn dieser die im Arbeitsvertrag festgelegten Pflichten verletzt. Es kann sich bei den Gründen der Abmahnung um Leistungs- oder Verhaltensfehler handeln. Eine Abmahnung dient vor allem dazu, dem Arbeitnehmer sein fehlerhaftes Verhalten vor Augen zu führen. Sie kann aber auch als Chance gesehen werden, das Verhalten zu überdenken und nicht mehr zu wiederholen.

Bei einem erneuten Verstoß können disziplinarische Mittel ergriffen werden. Besonders für eine verhaltensbedingte Kündigung ebnet die Abmahnung daher den Weg. Dabei ist jedoch zu beachten, dass das Rechtsmittel nicht zwangsläufig aussagt, dass der Arbeitgeber Sie loswerden möchte. Die Abmahnung zeigt eine Rüge des Verhaltens an, der Wille zur Zusammenarbeit seitens des Arbeitgebers besteht in der Regel aber weiterhin. Sie sollten diese deshalb nicht persönlich nehmen, sondern eher als Anreiz. Das kann in Einzelfällen in der Praxis aber auch anders sein.

Eine Abmahnung hat generell drei Funktionen zu erfüllen, um rechtmäßig zu sein.

• Hinweis- und Rügefunktion: Darlegung des gerügten Fehlverhaltens
• Ermahnfunktion oder auch Dokumentationsfunktion: Festhalten des Pflichtverstoßes (z. B. Personalakte) zur Beweissicherung, falls es später zu einer Kündigungsschutzklage kommt
• Warnfunktion: Androhung rechtlicher Konsequenzen des Fehlverhaltens

Sie kann allerdings auch entwertet werden, wenn der Arbeitgeber gegenüber dem Mitarbeiter immer wieder Abmahnungen ausspricht, daraus aber nie arbeitsrechtliche Konsequenzen, wie eine Kündigung, zieht. Das Rechtsmittel sollte deshalb wohlüberlegt sein. Wer eine Abmahnung ausspricht, möchte zwar eine Verbesserung des Verhaltens oder der Arbeit eines Mitarbeiters erreichen. Meist besteht aber die Bereitschaft, schlimmstenfalls auch die Konsequenzen zu ziehen. Aus Mitarbeitersicht sollten Sie eine Abmahnung deshalb in jedem Fall ernst nehmen.

Der Arbeitgeber muss Verstöße gegen den Arbeitsvertrag nicht einfach hinnehmen. Besonders wichtig ist die Abmahnung für eine verhaltensbedingte außerordentliche, also fristlose, Kündigung gemäß § 314 Abs. 2 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch). Bei den Verstößen kann es sich um solche gegen haupt- und nebenvertragliche Pflichten handeln. Die vorrangige Aufgabe des Arbeitnehmers besteht darin, die im Vertrag festgelegte Arbeitsleistung zu erfüllen, während die Hauptpflicht des Arbeitgebers die Entgeltzahlung ist.
Im Gegensatz dazu beinhalten Nebenpflichten generelle Verhaltens- und Sorgfaltspflichten, die nicht explizit aus dem Arbeitsvertrag hervorgehen müssen. Dazu gehört etwa die Wahrung von Verschwiegenheit, die Treuepflicht, die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und die Sorgfaltspflicht. Diese Verpflichtungen ergeben sich aus den arbeitsrechtlichen Grundsätzen des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) und können im Arbeitsvertrag weiter spezifiziert oder betont werden. Sie sind für beide Vertragsparteien bindend.

• Mobbing
• Sexuelle Belästigung
• Beleidigung
• Diebstahl
• Arbeitsverweigerung
• Alkohol- oder Drogenkonsum am Arbeitsplatz
• Fehlende oder zu späte Krankmeldung
• Unentschuldigtes Fehlen am Arbeitsplatz
• Unpünktlichkeit
• Verweigerung einer Arbeitsleistung
• Störung des Betriebsfriedens
• Unfreundlichkeit gegenüber Vorgesetzten, anderen Mitarbeitern oder Kunden
• Privates Surfen im Internet während der Arbeitszeit
• Arbeitszeitbetrug
• Mangelhafte Leistung
• Geschäftsschädigendes Verhalten

Beispiel 1: Mitarbeiter A sollte den Mülleimer im Büro leeren, bevor er Feierabend macht. Am nächsten Tag bemerkt der Chef, dass dieser immer noch voll ist und stellt den Mitarbeiter zur Rede. Der Arbeitnehmer erwidert, dass das Herausbringen des Mülls nicht zu seinen Aufgaben zähle und er das deshalb auch nicht machen wolle. Da die Reinigung der Arbeitsräume jedoch als Pflicht im Arbeitsvertrag festgelegt ist, kann der Chef dem Mitarbeiter hier eine Abmahnung erteilen.
Beispiel 2: Mitarbeiter B hat einen ehemaligen Schulkollegen C, der in einer konkurrierenden Firma arbeitet. In einem privaten Telefonat am Arbeitsplatz tauschen sich beide über Ihre Arbeit aus. Dabei erklärt B, an welchem neuem aber noch geheimen Geschäftsbereich er arbeitet. Der Chef von B bekommt das mit und kann ihn sowohl wegen des privaten Gesprächs während der Arbeitszeit als auch wegen des Verrats von Geschäftsgeheimnissen abmahnen. Letzteres kann unter bestimmten Voraussetzungen sogar strafbar sein.

Der Arbeitgeber muss bei der Ausstellung einer Abmahnung bestimmte Voraussetzungen formaler und inhaltlicher Art erfüllen, damit diese auch rechtswirksam ist. Der Mitarbeiter muss darauf schließen können, dass sein Verhalten nicht länger geduldet wird und dass bei einem erneuten Verstoß eine Kündigung folgen wird. Eine Abmahnung darf nicht zu pauschal formuliert sein und muss mit einer Zeitangabe des Fehlverhaltens versehen sein. 

Die Abmahngründe, also das fehlerhafte Verhalten des Mitarbeiters, müssen konkret benannt werden. Dazu gehört auch, dass genau erläutert werden muss, gegen welche Vorschriften der Arbeitnehmer verstoßen hat. Ein allgemeiner Hinweis reicht nicht aus. Es muss klar werden, dass der Arbeitgeber das Verhalten seines Mitarbeiters missbilligt und der Mitarbeiter muss nachvollziehen können, was er falsch gemacht hat.

Diese vier Voraussetzungen müssen für eine rechtmäßige Abmahnung vorliegen:

• Benennung des zu beanstandenden Verhaltens, also der Abmahnungsgrund, inklusive Datum
• Missbilligung der Pflichtverletzung in einer eindeutigen und nachweisbaren Art
• Aufforderung zur künftigen Vertragseinhaltung
• Drohung mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen

Beispiel: Mitarbeiter A kommt eines Tages erst drei Stunden zu spät zur Arbeit. Die Abmahnung darf sich nicht allgemein darauf beziehen, dass A irgendwann einmal zu spät gekommen sei. Richtig wäre: „Am 31.01.2024 ist A unentschuldigt erst um 11 Uhr am Arbeitsplatz angekommen, obwohl er schon um 8 Uhr hätte anfangen müssen." Im Arbeitsvertrag ist A zur Pünktlichkeit verpflichtet. Den Pflichtverstoß hat der Arbeitgeber nicht hinzunehmen. A wird dazu aufgefordert, in Zukunft pünktlich zu erscheinen, da dies sonst arbeitsrechtliche Konsequenzen, also etwa eine Kündigung, nach sich ziehen könnte.
 

Wenn die Abmahnung den Voraussetzungen nicht entspricht, ist sie unwirksam und der Mitarbeiter kann verlangen, dass sie aus der Personalakte entfernt wird. Dabei ist allerdings zu bedenken, dass formelle Fehler in der Abmahnung jederzeit korrigiert werden können. Wenn Sie etwa einwenden, dass der Zeitpunkt der Verfehlung nicht genannt wird, kann Ihr Arbeitgeber diesen in ein neues Schreiben aufnehmen. Sie bekommen anschließend die fehlerfreie und damit rechtswirksame Abmahnung.

Wenn Sie also wissen, dass Sie sich etwas haben zuschulden kommen lassen und nur die Form fehlerhaft ist, kann es von Vorteil sein, nichts zu unternehmen. Sollte es später zu einer Kündigung oder sogar einem Rechtsstreit kommen, können Sie sich immer noch auf den Fehler berufen. Ob sich das im Einzelfall lohnt, kann hier aber nicht pauschal bewertet werden. Das kann nur ein Arbeitsrecht-Anwalt anhand des individuellen Falls fundiert einschätzen.

Anders sieht es aus, wenn die Abmahnung inhaltlich fehlerhaft ist. Das bedeutet, dass Ihnen beispielsweise ein Fehlverhalten vorgeworfen wird, das Sie so nicht begangen haben. Es kann auch sein, dass objektiv ein Fehler vorliegt, Sie diesen aber nicht zu verschulden haben. In diesem Fall sollten Sie gegen die Abmahnung Widerspruch einlegen. Das allein reicht für sich genommen aber nicht aus, sondern muss gut begründet werden.
Nach § 83 Abs. 2 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz) wird eine schriftliche Gegendarstellung benötigt. Diese muss dazu geeignet sein, den Sachverhalt klar darzustellen und die Vorwürfe zu entkräften. Neben der schriftlichen Gegendarstellung sollten Sie zusätzlich das persönliche Gespräch suchen und Ihre Position darlegen. Um rechtssicher Widerspruch einzulegen, können Sie gerne unser Musterschreiben zum kostenlosen Download nutzen.

Durch eine Abmahnung wird der Arbeitnehmer in seinem Persönlichkeitsrecht beeinflusst. Im Arbeitsrecht wird davon ausgegangen, dass sich ungerechtfertigte Abmahnungen negativ auf das Ansehen des Arbeitnehmers auswirken und ihn sogar an seiner beruflichen Entwicklung hindern könnten. Daher sind bei einer unsachgemäßen oder unangemessenen Abmahnung rechtliche Schritte möglich. Wenn der Vorgang nicht korrekt ist, und auch Ihrer Gegendarstellung kein Glauben geschenkt wird, haben Sie weitere Möglichkeiten. 
Die Gegendarstellung ist aber später in Kündigungsschutzprozessen bei der Relativierung des Fehlverhaltens hilfreich. Auch eine Beschwerde beim Betriebsrat wegen einer ungerechten Behandlung kann eingelegt werden. Als letzte Möglichkeit bleibt die Klage vor Gericht auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte. Resultiert aus der Abmahnung später eine Kündigung, kann der Arbeitnehmer bekannt machen, dass diese nicht rechtens sei und daraus gerichtliche Ansprüche bei einer Kündigungsschutzklage geltend machen.

Abseits des Arbeitsrechts gibt es weitere Möglichkeiten, sich gegen nachteilige Entscheidungen zur Wehr zu setzen. Das gilt etwa für Beitragserhöhungen. Eine hohe Relevanz für die Praxis hat das bei privaten Krankenversicherungen. Es gibt strenge Vorgaben, innerhalb derer die Versicherer die Raten anpassen dürfen. Weil diese häufig ignoriert werden, kommt es immer wieder vor, dass eine PKV-Beitragserhöhung unwirksam ist. In diesem Fall können Sie dagegen vorgehen und sich auf Ihren alten Tarif zurücksetzen lassen. Zu viel gezahlte Beiträge werden erstattet. 
Rückerstattungen können Sie zudem mit einem ähnlichen Rechtsinstrument durchsetzen. Neben dem Widerspruch gibt es noch den Widerruf. Mit diesem lassen sich ungünstige finanzielle Entscheidungen aus der Vergangenheit rückabwickeln. Das können eine Lebensversicherung, eine private Rentenversicherung sowie Kredit-und Leasingverträge sein. Wenn die beiden Anwendungsbeispiele für Sie interessant sind, erklären wir Ihnen gerne im Rahmen einer kostenlosen Erstberatung, wie es funktioniert.

Generell gibt es keine Abmahnfrist, also eine bestimmte Zeit, in welcher der Arbeitgeber die Abmahnung aussprechen muss. Zu lange sollte der Arbeitgeber jedoch nicht warten, weil sonst davon ausgegangen werden kann, dass er vom Verhalten wusste und dieses toleriert hat. Der Zugang der Abmahnung sollte entweder durch persönliches Überreichen oder über den Postweg als Einschreiben erfolgen.
So wird sichergestellt, dass das Schreiben dem Mitarbeiter zugegangen ist. Außerdem wird der Vorgang dadurch für einen möglichen Streitfall dokumentiert. Nach zwei bis drei Jahren können Abmahnungen häufig aus der Personalakte entfernt werden, allerdings nur, wenn der Arbeitgeber kein berechtigtes Interesse mehr an der Aufbewahrung hat. Sie werden dann gegenstandslos.

Die Abmahnung im Arbeitsrecht hat für sich genommen in der Regel noch keine weiteren Konsequenzen. Das darf aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass es sich dabei um eine ernstes Rechtsinstrument handelt. Es stellt den rechtlichen Grundstein für folgende deutlich drastischere Maßnahmen, wie eine Kündigung, dar. Dagegen können Sie aber Widerspruch einlegen. Beachten Sie dabei, dass der Widerspruch aus rein formalen Gründen in den meisten Fällen kaum Mehrwert bietet. Sollten Sie zu Unrecht beschuldigt werden, sollten Sie sich aber wehren. Das rechtliche Instrument ist darüber hinaus auch in vielen anderen Kontexten nutzbar. Lassen Sie sich nicht alles gefallen.
Als Verbraucherrechtskanzlei sind wir zwar nicht auf Arbeitsrecht spezialisiert, können Ihnen aber in einigen anderen Fällen viel Geld einbringen. Wir helfen beim Rückabwickeln von Lebensversicherung und privater Rentenversicherung  und sogar Darlehensverträgen inklusive aller Zinsen und Gebühren. Außerdem setzen wir Schadensersatzansprüche durch, z. B. wegen Datenlecks oder falschen SCHUFA-Einträgen. In vielen unserer Rechtsbereiche sind Millionen deutscher Verbraucher betroffen, die gar nicht wissen, dass sie betroffen sind. Hier finden Sie einen Überblick über lukrative Rechtsgebiete, die sich für besonders viele Verbraucher lohnen.