Aktenvernichter

Gerät zum Vernichten von Dokumenten mit hoher Bedeutung für den Büroalltag. Es wird dabei zwischen verschiedenen Sicherheitsstufen und Schutzklassen unterschieden.

Aktenvernichter werden im Allgemeingebrauch häufig als Aktenschredder oder Reißwolf bezeichnet. Der Zweck von ihnen ist das effiziente Vernichten von Dokumenten durch eine Zerschneidung in kleine Streifen oder Partikel.

Die Dokumente werden in so kleine Teile zerkleinert, dass eine Zusammensetzung nahezu unmöglich oder mit einem erheblichen Aufwand verbunden ist. So können sie auf eine endgültige Vernichtung vorbereitet werden. Da es sich bei Akten oft um vertrauliche Daten handelt, sind Papierwölfe nicht nur im Büro sinnvoll, sondern auch eine gute Ergänzung im privaten Bereich.

Aktenvernichter werden hauptsächlich anhand ihrer Schnitttypen und Schutzklassen unterschieden. Kategorisiert werden Papiervernichter aber auch mit Hilfe ihrer Sicherheitsstufe. Im Jahre 2018 trat in den EU-Staaten zu diesem Thema eine einheitliche Datenschutzverordnung in Kraft. Seitdem gibt es klare gesetzliche Bestimmungen zum Dokumentenschreddern.

Es wurden in der Datenschutzverordnung drei Schutzklassen und sieben Sicherheitsstufen (P1-7) definiert. Die verschiedenen Sicherheitsstufen von Reißwölfen besagen dabei, in wie viele kleine Teile die Akten zerschnitten werden, also ob eher grob oder ganz fein. Die Schutzklassen bestimmen hingegen die Einordnung von Daten hinsichtlich ihrer Schutzbedürftigkeit.

Wer braucht einen Aktenvernichter und warum?

In Deutschland ist das Recht auf Datenschutz bereits im Grundgesetz festgelegt. Wer Daten verwendet, die unter das Datenschutzgesetz fallen, muss diese auch ordnungsgemäß entsorgen. Dies bezieht sich nicht nur auf Daten in Papierform, sondern häufig müssen auch andere Datenträger wie CDs vernichtet werden.

Es reicht dabei nicht aus, vertrauliche Akten einfach wegzuwerfen oder sie von Hand zu zerreißen. In diesen Situationen besteht immer die Gefahr, dass jemand sie wieder zusammensetzt und dabei Zugriff auf geschützte Informationen erhält. Die Vernichtung von Betriebsgeheimnissen wie Konto-oder Personaldaten sowie Bilanzkennzahlen ist daher unbedingt notwendig. Auch Patientendaten dürfen nicht einfach im Müll entsorgt werden.

Vom Bundesdatenschutzgesetz sind dabei sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen betroffen. Aktenvernichter dienen also vor allem dem Zweck des Datenschutzes; ihre Nutzung ist unerlässlich. Viele Unternehmen nutzen heutzutage auch externe Firmen, um ihre Daten zerstören zu lassen.

Die Geschichte und die heutzutage gängigsten Hersteller

Im Jahre 1909 wurde ein erstes Patent für einen Aktenvernichter vom US-Amerikaner Abbot Augustus Low angemeldet. In Serie gingen Aktenvernichter erst ab 1935, allerdings waren es Geräte eines anderen Herstellers.

Anfangs wurden sie per Handkurbel angetrieben, heutzutage funktionieren sie standardmäßig mit Elektrizität. Hersteller bieten unterschiedliche Produkte für variierende Verwendungszwecke an. Es muss abgewogen werden, welcher Reißwolf die eigenen Ansprüche unter den besten Konditionen erfüllen kann. Die vier bekanntesten Hersteller stellen dabei heutzutage Rexel, Ideal, Fellowes und Pelikan dar. Aber auch Anbieter wie Amazon Basics bieten mittlerweile Aktenvernichter/Schredder für den Privatgebrauch und kleinere Büros an.

Funktionsweise und Schnitt-Typen von Aktenvernichtern

Aktenvernichter zerkleinern Dokumente so stark, dass sie danach problemlos entsorgt werden können, ohne, dass sich Sorgen um die Daten gemacht werden muss. Diese Kleinstteile haben kaum mehr verwertbare Informationen, so kann man aus ihnen nicht auf den Inhalt schließen. Je größer die Anzahl der Schnipsel, desto sicherer die Zerstörung der Informationen. In den Jahrzehnten auf dem Markt haben sich verschiedene Funktionsweisen von Aktenschreddern entwickelt, die individuelle Vor- und Nachteile haben.

Sobald Papier in den Schlitz des Aktenvernichters eingeführt wird, wird es mit dem Schneidewerk des Gerätes zerkleinert. Wenn alle Materialien zerkleinert worden sind, hört das Gerät meist selbstständig auf zu arbeiten.

Man unterscheidet generell zwischen zwei verschiedenen Schnitttypen, die für unterschiedliche Sicherheitsstufen geeignet sind.

Der Streifenschnitt: Unterlagen werden in einfache Längsstreifen geschnitten, wie es häufig bei Einsteigergeräten der Fall ist. Je nach Sicherheitsstufe unterscheidet sich die Breite der geschnittenen Streifen. Der Streifenschnitt erreicht maximal die Sicherheitsstufe 2, ist also nicht für hochsensible Daten geeignet.

Der Kreuz- oder Partikelschnitt: Der Kreuzschnitt- oder Partikelschnitt ist dafür geeignet, sensible Daten unkenntlich zu machen und erfüllt damit die Sicherheitsstufen 3 und höher. Hier wird das Papier sowohl horizontal als auch vertikal zerschnitten, wodurch kleinste Papierschnipsel anfallen. Diese können fast nicht mehr zusammengesetzt werden. Er bietet damit den höchsten Schutz für sensible Daten.

Welche Schutzklassen gibt es bei Aktenschreddern?

Es gibt drei verschiedene Schutzklassen für Dokumente unterschiedlichen Ranges. Sie sagen aus, wie hoch der Schutzbedarf des jeweiligen Dokuments ist.

Schutzklasse 1: normaler Schutzbedarf für interne Daten

Informationen, die für größere Gruppen bestimmt sind. Nur begrenzte Auswirkungen, wenn die Daten öffentlich gemacht werden, allgemeine Daten, normale interne Daten wie beispielsweise Notizen oder Kataloge.

Schutzklasse 2: hoher Schutzbedarf bei vertraulichen Daten

Auf einen kleinen Personenkreis beschränkte Daten. Vor allem bei personenbezogenen Daten wären die negativen Auswirkungen auf das Unternehmen hoch. Wenn diese Daten nicht richtig vernichtet behandelt werden, stellt das einen Verstoß gegen vertragliche Pflichten und Gesetze dar.

Schutzklasse 3: Sehr hoher Schutzbedarf für hochgradig vertrauliche und geheime Daten

Diese Daten sind nur auf einen kleinen Kreis berechtigter Personen beschränkt, sind also sensible Daten. Wenn sie öffentlich bekannt werden, hat dieses extreme und weitreichende Konsequenzen für das Unternehmen. Als Beispiel kann man hier Unterlagen der Geschäftsführung oder Finanzdaten nennen.

Sicherheitsstufen von Reißwölfen/Zerkleinerungsstufen

Im Jahr 2009 trat eine neue Norm in Kraft, damals wurde der Begriff „Sicherheitsstufe“ durch den Begriff „Zerkleinerungsstufe“ ersetzt und über die DIN-Norm 32757 definiert. Sicherheitsstufen werden daran gemessen, wie einfach eine Reproduktion, also das Zusammenfügen der geschredderten Unterlagen, wäre. Im Zweifel sollte immer eine höhere Sicherheitsstufe als benötigt gewählt werden. Bis 2012 gab es nur fünf Sicherheitsstufen, die folglich um zwei weitere erweitert wurden. Die Höhe der benötigten Sicherheitsstufe richtet sich immer nach den individuellen Anforderungen des Betriebs oder Privatnutzers.

Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P1: Die niedrigste Sicherheitsstufe eignet sich für Dateien mit einem geringen Sicherheitsstandard, also allgemeines Schriftgut wie Prospekte oder Kataloge, die zerstört werden. Bei diesen ist kein wirklicher Schaden für ein Unternehmen gegeben, wenn sie an die Öffentlichkeit gelangen. Maximal sind hier 12mm breite Streifen beziehungsweise eine Partikelfläche (bei Aktenvernichtern mit Kreuzschnitt) von 2.000 Quadratmillimetern erlaubt. Mit einem besonderen Zeitaufwand ist hier noch eine Rekonstruktion möglich.

Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P2: Bei der Sicherheitsstufe P2 dürfen die produzierten Streifen maximal 6mm breit sein, beziehungsweise die Fläche der einzelnen Teile maximal 400 Quadratmillimeter betragen. Betroffen sind davon meist interne Dokumente mit geringem Einfluss und einer niedrigen Vertraulichkeit. Hier endet das Einsatzgebiet des Streifenschnitts.

Sicherheitsstufe P3: Ab dieser Sicherheitsstufe für vertrauliches Schriftgut kommt der Partikelschnitt zum Einsatz, die Streifen dürfen dabei nur noch 2mm breit und höchstens 320 Quadratmillimeter groß sein. Diese Stufe ist beispielsweise für Steuerunterlagen festgelegt, also sensible und personenbezogene Daten mit einem erhöhten Schutzbedarf.

Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P4: Die maximale Partikelgröße beträgt bei P4-Aktenvernichtern 160 Quadratmillimeter. Damit können Dokumente mit besonders sensiblen und vertraulichen Daten, wie beispielsweise Personalakten, vernichtet werden.

Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P5: Die Ansprüche steigen mit der Sicherheitsstufe. Bei der Sicherheitsstufe P5 geht es vorwiegend um Akten, die nach offiziellen Vorschriften geheim zu halten sind und eine existenzielle Wichtigkeit für eine Person oder ein Unternehmen haben. Die maximale Partikelgröße beträgt hier dreißig Quadratmillimeter für den Aktenvernichter mit Kreuzschnitt. Hierunter versteht man beispielsweise Prozessakten.

Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P6: Die Daten müssen hier zwingend geheim gehalten werden. Im Kreuzschnitt darf die Maximalgröße nur zehn Quadratmillimeter betragen. Es können Daten mit einer hohen Sicherheitsanforderung vernichtet werden, wie beispielsweise Baupläne- und Zeichnungen. Eine Reproduktion ist schon bei dieser Stufe unmöglich.

Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P7: Die maximale Fläche bei Aktenvernichtern mit Partikelschnitt beträgt fünf Quadratmillimeter, die Sicherheitsstufe P7 ist also für Dateien der höchsten Sicherheitsstufe geeignet. Bei Veröffentlichung der Akten kann von einer Gefahr für Leib und Leben ausgegangen werden. Dateien, die diese Stufe erfordern sind beispielsweise Akten des Militärs oder des Geheimdienstes. Eine Reproduktion dieser ist unmöglich.

Rekonstruktion geschredderter Akten

Nur unter großem Aufwand können zerstörte Akten wieder rekonstruiert, also zusammengefügt werden. Wie im Falle der Stasi-Akten ist eine Rekonstruktion zwar möglich, allerdings auch mit einem überaus hohen Aufwand verbunden. Wenn die Dokumente per Hand zerrissen wurden, ist die Wiederherstellung ebenfalls nur schwer möglich, aber dennoch einfacher als bei einer Zerstörung der Dokumente durch einen Reißwolf.

Welche Kriterien gibt es letztendlich beim Kauf von Aktenvernichtern zu beachten?

Der Preis eines Reißwolfes steigt, je höher die Sicherheitsstufe der Aktenvernichter. Es sollten sich daher diverse Fragen gestellt werden, bevor ein Büro-Schredder angeschafft wird.

Welche Dokumente sollen zerstört werden?

In erster Linie zerschneiden Aktenvernichter Dokumente. Teilweise müssen für die Zerstörung von beispielsweise Datenträgern wie CDs spezielle Geräte angeschafft werden. Manche Aktenzerstörer haben jedoch auch eine Funktion für diese Arten von Dokumenten. Die meisten Schredder können aber dünnere Plastik- oder Pappmaterialien vernichten.

Wie viele Akten sollen vom Papiervernichter zerschnitten werden?

Hier kommt es besonders auf die Größe der Arbeitsumgebung an. In einem Büro mit nur drei Mitarbeitern braucht man einen kleineren Reißwolf als für ein Großraumbüro.

Wie oft müssen Dokumente vernichtet werden?

Ob täglich Akten zum Schreddern oder nur einmal im Monat anfallen bestimmt, welcher Aktenschredder sich lohnt.

Wie vertraulich sind die Dokumente, die vernichtet werden sollen?

Beim Kauf eines Aktenvernichters spielen letztendlich also vor allem die folgenden Kriterien die größte Rolle

• Schnittsystem (Kreuz- oder Streifenschnitt)
• Schnittleistung (wie viele Blätter der Schredder auf einmal vernichten kann)
• Auffangvolumen (Volumen des Auffangbehälters)
• Geschwindigkeit (Vor allem bei einer Großzahl an Dokumenten macht das einen Unterschied)
• Schutzklasse
• Sicherheitsstufe
• Materialen, die geschreddert werden können
• Preis-/Leistungsverhältnis

Die Wartung von Aktenvernichtern

Ein Aktenvernichter sollte regelmäßig gewartet werden, um eine reibungslose Funktionsdauer und einen langen Lebenszyklus gewährleisten zu können. Insbesondere sollte auf die regelmäßige Schmierung des Schneidewerks geachtet werden, damit dieses nicht überhitzt. Informationen über die richtige Wartung können in der jeweiligen Betriebsanleitung gefunden werden.