Betriebsausgaben-Abzugsverbot – 4-III-Rechnung

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung stellt eine vereinfachte Methode zur Gewinnermittlung für Freiberufler und kleinere Unternehmer zu steuerlichen Zwecken dar. Dabei dürfen bestimmte Betriebsausgaben allerdings nicht steuerlich abgesetzt werden.

Laut §4 Absatz III des Einkommenssteuergesetzes können Personen, die nicht bilanzpflichtig sind, ihren Gewinn über eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung berechnen.

Manche Betriebsausgaben und Werbungskosten wie zum Beispiel das Arbeitszimmer können bei der Steuererklärung auch einer privaten Lebensführung zugeordnet werden. Aufgrund dieser Tatsache können sie nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht, also steuerlich abgesetzt werden. Welche Betriebskosten nicht abgezogen werden dürfen, wird im Einkommenssteuergesetz geregelt. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird auch als 4/3-Rechnung bezeichnet, in Anlehnung an das der Rechnung zugrunde liegende Gesetz.

Was ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (auch EÜR genannt) ist eine Methode der Gewinnermittlung für Freiberufliche und bestimmte Gewerbetreibende, wenn sie nicht bilanzpflichtig sind. In dieser Rechnung werden die Betriebseinnahmen eines Wirtschaftsjahres den Betriebsausgaben gegenübergestellt. Wenn jemand nicht dazu verpflichtet ist Bücher zu führen, kann der Steuerpflichtige den Gewinn sehr einfach durch Abzug der Betriebseinnahmen von den Betriebsausgaben berechnen. Es wird auf die Erstellung einer Bilanz verzichtet. Vordrucke zur Berechnungsfunktion kann der Steuerpflichtige beispielsweise kostenlos abrufen, ausfüllen und dem Finanzamt mittels der Elektronischen Steuererklärung des Bundes („ELSTER“) übermitteln. Die 4/3-Regelung dient dazu, dem Steuerpflichtigen die Abgabe seiner Steuererklärung zu vereinfachen und die Steuern damit insgesamt leichter zu machen.

Es gilt hier das Zu- und Abflussprinzip: Einnahmen – Ausgaben = Gewinn

Wer muss eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ausfüllen?

Grundsätzlich ist in Deutschland jeder Unternehmer dazu verpflichtet, seine geschäftlichen Aktivitäten aufzuzeichnen und diese steuerlich zu beweisen. Die Kosten der privaten Lebensführung können nicht abgezogen werden.

Freiberufler (Selbstständige), Land- und Forstwirte und auch Kleinstgewerbetreibende können Ihren Unternehmensgewinn/-verlust mit der Einnahme-Überschussrechnung ermitteln. Dies gilt für Freiberufler unter allen Umständen sowie für manche Gewebetreibende und landwirtschaftliche Betriebe, wenn ihr Jahresumsatz maximal 600.000 Euro oder ihr Jahresgewinn maximal 60.000 Euro nicht überschreitet.

Das Übertreten nur einer der beiden Grenzen reicht aus, damit der Steuerpflichtige bilanzierungspflichtig wird.

Was sind Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben sind betrieblich veranlasste Aufwendungen, also Ausgaben, die durch den Betrieb oder die Firma entstehen. Diese können steuerlich geltend gemacht werden und müssen daher gegenüber dem Finanzamt belegt werden.

Betriebsausgaben gelten als betrieblich veranlasste Ausgaben. Die 4-III-Rechnung regelt hier, welche Ausgaben nicht abgezogen werden dürfen. Der steuerliche Abzug dieser Betriebsausgaben wird beschränkt und eine Abgrenzung zu nichtabzugsfähigen Ausgaben vorgenommen. Zur Belegung reicht es aus, wenn die Kassenzettel oder Rechnungen behalten und mit der Erklärung eingereicht werden.

Beispiele für Betriebsausgaben sind: Arbeitsmittel, Fahrtkosten, Arbeitszimmer, Personalkosten, Bürokosten, Fachbücher/-zeitschriften, Fortbildungskosten, Schuldzinsen, Versicherungsbeiträge, Werbeaufwendungen, Betriebssteuern, Anwaltskosten.

Manche Betriebsausgaben berühren sich mit den Lebenshaltungskosten des Steuerpflichtigen. Private Lebenskosten können bei der Steuer nicht abgezogen werden, bestimmte betriebliche Ausgaben oder Werbungskosten jedoch schon.

Der Zweck des Aufteilungs- und Abzugsverbotes

Durch das Aufteilungs- und Abzugsverbot entsteht steuerliche Gerechtigkeit. Es soll verhindert werden, dass Ausgaben der privaten Lebensführung betrieblich geltend gemacht werden, egal ob nur unbewusst oder bewusst. Alle Betriebskosten müssen daher durch Kaufbelege, Quittungen oder Rechnungen nachgewiesen werden. Daraufhin wird steuerlich geprüft, ob es sich bei den angegebenen Aufwendungen wie Reisen oder der Bewirtung und Unterhaltung von Geschäftsfreunden überhaupt um Betriebsausgaben oder Werbungskosten handelt.

Nicht abziehbare Aufwendungen

Es existiert ein Abzugsverbot für solche Aufwendungen, die sowohl durch die private Lebensführung als auch beruflich (betrieblich) veranlasst sind, sogenannte gemischte Aufwendungen. Daher können nicht alle Betriebsausgaben abgezogen werden, sie werden von den Vorschriften im §4 des Einkommenssteuergesetzes (§4 ESTG) beschränkt. Daher muss genau beachtet werden, welche Aufwendungen als Betriebskosten abgezogen werden können.

Die Gewerbesteuer und die darauf entfallenden Nebenleistungen sind keine Betriebsausgaben, können also auch nicht abzugsfähig geltend gemacht werden.

Welche Ausgaben können in welcher Höhe abgezogen werden?

Geschenke

Mit Geschenken versuchen viele Geschäftstätige, die Geschäftsbeziehungen zu verbessern oder für ein Produkt zu werben, setzen dabei jedoch keine Gegenleistung voraus. Aufwendungen für betrieblich veranlasste Geschenke können nicht abgezogen werden, es sei denn der Wert der Geschenke liegt insgesamt unter 35 Euro. Auch gilt das Abzugsverbot nicht, wenn die verschenkten Wirtschaftsgüter beim Empfänger des Geschenks nur betrieblich benutzt werden können.

Bewirtung

Wenn Geschäftspartner bewirtet werden, also mit Essen und Getränken versorgt werden, können von den Kosten dafür nur maximal 70 Prozent abgesetzt werden, sofern die Höhe dieser angemessen sind. Bewirtet werden können auch Personen, mit denen der Steuerpflichtige ein Geschäftsverhältnis aufbauen will oder die den Betrieb besuchen.

Es ist hier besonders wichtig, die Kosten der Aufwendungen beweisen zu können, also durch Angaben zu den Teilnehmern, dem Ort und der Zeit, sowie dem Anlass und natürlich zur Höhe des Aufwands durch Rechnungen. Die Einschätzung, welcher Betrag angemessen ist, muss immer wieder individuell festgestellt werden.

Mehraufwendungen für Verpflegung

Ist jemand betrieblich veranlasst mehr als acht Stunden außerhalb der Betriebsstätte zu arbeiten, beispielsweise bei Kundenbesuchen, entstehen dadurch höhere Kosten für den Freiberufler oder Kleinunternehmer.

Diese Kosten lassen sich als Betriebsausgabe absetzen, weil der Steuerpflichtige in der unbekannten Umgebung nicht vertraut ist und daher etwa kein günstiges Restaurant kennt. Die Pauschale liegt zwischen sechs und vierundzwanzig Euro pro Tag, je nachdem wie lange der Steuerpflichtige von der eigenen Wohnung oder seiner Betriebsstätte entfernt war.

Wege zwischen Wohnung und Betrieb

Auch Unternehmer und Freiberufler können Ausgaben für Fahrten zwischen der Wohnung und der Betriebsstätte steuerlich geltend machen. Die so genannte Entfernungspauschale beträgt 30 Cent pro Kilometer bei der einfachen Entfernung zum Arbeitsort, der Rückweg darf also nicht berechnet werden. Dies gilt übrigens unabhängig von der Art des genutzten Verkehrsmittels, also abgesehen vom Auto auch für öffentliche Verkehrsmittel.

Häusliches Arbeitszimmer

Das häusliche Arbeitszimmer kann nur dann als Ausgabe für Unternehmer und Freiberufler geltend gemacht werden, wenn es den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit darstellt. Dieses ist beispielsweise bei einem freien Programmierer der Fall, der immer von zuhause aus in seinem Arbeitszimmer arbeitet. Ist es dem Arbeitgeber jedoch möglich, in einem Büro zu arbeiten, lassen sich die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer nicht abziehen.

Wenn für die im Arbeitszimmer ausgeübte berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, können immer noch maximal 1.250 Euro abgesetzt werden. Ein Beispiel ist hier, wenn ein KFZ-Meister eine Werkhalle ohne Büro gemietet hat, um dort Autos zu reparieren, die Abrechnungen jedoch im Arbeitszimmer seines privaten Zuhauses durchführt. In diesem Fall hat er gar keine andere Möglichkeit, als einen Teil seiner beruflichen Tätigkeit vom häuslichen Arbeitszimmer aus zu erledigen.

Repräsentationsaufwendungen

Bei Repräsentationskosten ist vor allem die Angemessenheit der Kosten zu beachten. Dabei muss auch den Auszeichnungspflichten nachgekommen werden. Es sind nur angemessene Repräsentationsaufwendungen abzugsfähig. Beispiele für Repräsentationsaufwendungen sind das Mobiltelefon für die Erreichbarkeit eines Arztes während Gemeinschaftsdiensten oder auch Übernachtungskosten einer Geschäftsreise.

Auch die Unterhaltung und die Nutzung von Fahrzeugen gilt als Aufwendung, ebenso wie die Kosten für die Ausstattung von Geschäftsräumen und die Unterbringung von Geschäftsfreunden. Die Repräsentationsaufwendungen müssen allerdings auf ihre Angemessenheit hin geprüft werden. Ein eigenes Gästehaus des Steuerpflichtigen ist jedoch nicht abzugsberechtigt.

Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder

Nicht abzugsfähig sind Geldbußen, Ordnungsgelder oder Verwarnungsgelder, auch, wenn sie betrieblich veranlasst werden. Dies gilt, wenn die Strafe von einem Gericht oder einer deutschen Behörde oder von Organen der Europäischen Gemeinschaft verhängt wurde. Anders verhält es sich bei solchen Geldbußen, die von Behörden oder Gerichten von anderen Staaten festgesetzt wurden. Ein Strafzettel in Deutschland ist also nicht abzugsfähig, der Strafzettel in einem anderen Staat aber schon, wenn er betrieblich veranlasst wurde.

Schmiergelder

Schmiergelder sind grundsätzlich nicht abzugsfähig, auch wenn es sich dabei um betriebliche veranlasste Aufwendungen handelt, da sie gesetzeswidrig sind.

Jagd und Fischerei

Aufwendungen für Jagd oder Fischerei, also auch bei Segeljachten oder Motorjachten, können nicht abgezogen werden, auch wenn sie im Zusammenhang mit einer Bewirtung entstehen.