Fahrtenbuch

Bei einem Fahrtenbuch handelt es sich um eine Methode zur Berechnung des geldwerten Vorteils bei Firmenwagen.

Nutzt ein Mitarbeiter einen vom Unternehmen gestellten Dienstwagen auch privat, stellt dies einen geldwerten Vorteil dar, der steuerlich geltend gemacht werden muss.

Das Fahrtenbuch stellt dabei zusammen mit der 1-Prozent-Regelung die beiden Methoden dar, um den Firmenwagens anrechnen zu lassen. Im Fahrtenbuch werden verschiedene Daten, wie der Tag der Fahrt, der Kilometerstand und der Zweck der Reise eingetragen, um so später den privaten Nutzungsanteil berechnen zu können.

Wann sollte ein Fahrtenbuch geführt werden?

Laut §6 Absatz 1 Nummer 4 und §8 Absatz 2 Einkommensteuergesetz (EStG) muss die private Nutzung eines Firmenwagens versteuert werden. Dies kann entweder mit der Ein-Prozent-Regelung oder einem Fahrtenbuch geschehen. Bei der Ein-Prozent-Regelung wird pauschal ein einprozentiger Anteil am Listenpreis des Autos pro Monat versteuert.

Beim Fahrtenbuch hingegen wird Buch darüber geführt, wann, wie lange und zu welchem Zweck der Dienstwagen privat als auch geschäftlich verwendet wurde. Mit Hilfe der Fahrtenbuchs kann der Steuerzahler die private und geschäftliche Nutzung des Fahrzeugs also deutlich trennen. Der Arbeitnehmer protokolliert im Fahrtenbuch das Datum der Fahrt, den Kilometerstand am Anfang und Ende sowie das Reiseziel und die Reiseroute. Später wird dann ermittelt, welcher Anteil der Fahrten privat veranlasst war. Dieser muss dann vom Arbeitnehmer versteuert werden. Das Finanzamt überprüft abschließend dann das Fahrtenbuch.

Wann sollte ein Fahrtenbuch genutzt werden?

Die Abrechnung durch ein Fahrtenbuch bietet sich vor allem dann an, wenn das Fahrzeug nur selten privat genutzt wird, beispielsweise, weil der Arbeitnehmer noch ein eigenes Auto hat. Auch bei älteren oder gebrauchten Autos, wenn die laufenden Kosten niedrig sind oder der Bruttolistenneupreis eines Autos besonders hoch sind, kann das Fahrtenbuch steuerlich günstiger sein. Die pauschale Ein-Prozent-Regelung ist auch dann besonders teuer, wenn die Distanz zwischen Wohnung und Arbeitsplatz besonders groß ist. Im Endeffekt ist es jedoch immer individuell abhängig, ob sich der mit dem Fahrtenbuch verbundene Aufwand für den Steuerzahler lohnt.

Die Methode zur Versteuerung kann immer nur am Jahresanfang oder, wenn man ein neues Auto bekommt, gewechselt werden.

Wie wird das Fahrtenbuch geführt und was mit darin eingetragen werden?

Die Führung eines Fahrtenbuchs ist etwas aufwändiger als die pauschale Versteuerung mit der 1-Prozent-Regelung. Das Fahrtenbuch kann nur dann steuerlich berücksichtigt werden, wenn es ordnungsgemäß und lückenlos geführt wird. In vielen Fällen wird es auf Papier geführt, heutzutage helfen aber auch Apps bei der Erstellung des Fahrtenbuchs. Eine digitale Führung ist also auch möglich. Dabei muss das Buch in einer geschlossenen Form, also beispielsweise in einem Buch, geführt werden. Eine Sammlung loser Notizen oder eine Excel-Liste genügt hier nicht. Fahrtenbücher sind auch im Buchhandel erhältlich.

Vom Steueramt gibt es keine offiziellen Vorlagen oder Muster für Fahrtenbücher, eine ordnungsgemäße Führung wird dennoch vorausgesetzt.

Bei dienstlichen Fahrten müssen die folgenden Angaben in das Fahrtenbuch eingetragen werden:

• Datum, an dem gefahren wurde
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt
• Reisezweck, also warum die Reise unternommen wurde, beispielsweise das Aufsuchen eines Geschäftspartners
• Start- und Zielort der Reise

Regelmäßige Fahrten können im Fahrtenbuch abgekürzt werden. Private Fahrten können auch nur mit den Kilometerangaben eingetragen werden, bei der täglichen Fahrt zur Arbeit reicht ein kurzer Vermerk.

Vor allem ist es wichtig, den Zweck jeder Fahrt einzutragen. Nachträgliche Eintragungen sind nicht erlaubt. Das Fahrtenbuch muss zeitgerecht und fortlaufend geführt werden. Zudem sollte es lesbar und übersichtlich dargestellt werden. Teilabschnitte einer zusammengehörigen, beruflichen Reise können auch zusammengefasst werden. Dafür müssen die aufgesuchten Geschäftspartner oder Kunden in ihrer zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden. Falls mehrere Personen das Fahrzeug nutzen, muss zudem der Fahrer eingetragen werden.

Das Fahrtenbuch in elektronischer Form

Das Fahrtenbuch kann sowohl in schriftlicher als auch elektronischer Form geführt werden. So gibt es beispielsweise Apps, die die Erstellung des Fahrtenbuches vereinfachen können. Eine besonders nützliche App ist dabei die der Steuersoftware WISO. Allerdings haben viele Online-Fahrtenbücher noch mit Schwierigkeiten zu kämpfen. Auch bei elektronischen Fahrtenbüchern dürfen die Daten eigentlich nicht nachträglich verändert werden, allerdings erkennt das Finanzamt hier teilweise auch Einträge bis zur einer Woche später an, was jedoch nicht garantiert werden kann. Auch kann man bestimmte Stecker oder eine Fahrtenbox in manche Fahrzeuge einbauen, um die Nutzung festzuhalten.

Welche Anforderungen werden an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch gestellt?

Das Finanzamt kann das Fahrtenbuch auch mit anderen eingereichten Belegen, beispielsweise Werkstattrechnungen, vergleichen. Das Fahrtenbuch wird letztendlich zusammen mit der Steuererklärung beim zuständigen Finanzamt eingereicht. Hat das Finanzamt Zweifel an der Richtigkeit des Fahrtenbuches, kann es den Steuerzahler automatisch in die Ein-Prozent-Regelung überführen. Kleinere Mängel am Fahrtenbuch führen allerdings nicht direkt zur Ungültigkeit des Buchs.

Wer vorsätzlich das Fahrtenbuch fälscht, kann mit einer Anzeige wegen Steuerhinterziehung rechnen. Nachträgliche Veränderungen müssen ausgeschlossen werden und das Fahrtenbuch zeitnah nach der Beendigung der Fahrt geführt werden. Werden dieselben Kunden regelmäßig ausgesucht, kann auch ein Kundenverzeichnis geführt werden, in dem jeweiligen Kunden eine bestimmte Nummer zugeordnet wird, die dann im Fahrtenbuch bei entsprechenden Fahrten eingetragen wird. Bei der Steuererklärung muss das Kundenverzeichnis dem Fahrtenbuch angefügt werden und zusammen mit ihm eingereicht werden.

Gelten Aufzeichnungserleichterungen für bestimmte Berufsgruppen?

Für bestimmte Berufsgruppen gelten Erleichterungen bei der Aufzeichnung der Fahrten im Fahrtenbuch. Dies ist beispielweise bei Monteuren, Handelsvertretern oder Kurierdienstfahrern der Fall. Bei ihnen reicht es aus, wenn sie angeben, welchen Kunden sie wo aufgesucht haben. Fahrlehrer können als Zweck ihrer Fahrt auch Fahrschulfahrten angeben, Namen müssen dabei nicht unbedingt genannt werden. Auch Taxifahrer müssen nur am Anfang und Ende ihrer Schicht den Kilometerstand aufzuschreiben und als Zweck „Fahrten im Pflichtfahrtgebiet“ anzugeben, solange die Fahren auch wirklich nur im Pflichtgebiet stattfanden.

Link: Test verschiedener Apps für elektronische Fahrtenbücher