Widerspruch Nebenkostenabrechnung: Das sollten Mieter und Vermieter beachten

Der Widerspruch ist ein sog. Rechtsbehelf, den Sie nutzen können, um gegen eine bestimmte Rechtsverbindlichkeit vorzugehen. Dabei widersprechen Sie konkret dem Bescheid, mit dem Ihnen diese mitgeteilt wird. Es kann sich hier um behördliche Mitteilungen handeln, wie beispielsweise ein Mahnbescheid oder ein Bußgeldbescheid. Den Widerspruch können Sie aber auch in einigen Fällen zivilrechtlich nutzen und viel Geld sparen.

Sie können beispielsweise einer Zahlungsaufforderung widersprechen, mit der Sie etwa von einem Online-Händler unrechtmäßig konfrontiert werden oder auch einer PKV-Beitragserhöhung. Die Nebenkostenabrechnung ist ebenfalls eine solche Mitteilung, der Sie widersprechen können. Sie entfaltet für Sie Rechtsverbindlichkeit, da Sie die dort aufgeführten Kosten tragen müssen. Es gibt viele Gründe, weshalb Sie dieser Rechnung aber widersprechen können.

Wer seine Nebenkosten nicht mit einer Pauschale begleicht, sieht sich einmal jährlich mit der Nebenkostenabrechnung durch den Vermieter konfrontiert. Diese ist aber sowohl für den Vermieter als auch für den Mieter komplex und häufig nur schwer zu verstehen. Deshalb sind Fehler an der Tagesordnung. Besonders private Vermieter sind häufig gar nicht mit allen rechtlichen Anforderungen vertraut und wissen nicht genau, was sie auf die Mieter umlegen können und was nicht. Dazu kommen auch immer wieder formale Fehler.

Diese können auch bei institutionellen Vermietern vorkommen. Das passiert manchmal aus Versehen durch den entsprechenden Sachbearbeiter. Es kann aber auch bewusst in Kauf genommen werden. Verbraucherzentralen berichten immer wieder darüber, dass Immobilienfirmen Kosten in der Nebenkostenabrechnung aufführen, die eigentlich gar nicht auf die Mieter umgelegt werden dürfen oder die sich in rechtlichen Grauzonen befinden. Es wird oft versucht, so viel wie möglich auf Mieter umzulegen, solange sich niemand beschwert.

Formfehler bestehen vor allem dann, wenn Angaben unvollständig sind. Vermieter sollten darauf achten, dass alle Positionen auf der Rechnung klar nachvollziehbar und zuordenbar sind. Dazu gehört beispielsweise eine übersichtliche Aufstellung aller Teilpositionen oder auch die klare Benennung des Abrechnungszeitraums. Vor allem der zugrunde gelegte Verteilerschlüssel fehlt häufig. Nicht alle Betriebskosten können im Rahmen der Nebenkostenabrechnung vollständig auf den Mieter umgelegt werden, sondern sind nur anteilig umlagefähig. Zudem müssen die meisten Kosten zwischen verschiedenen Mietparteien nach Ihrem Anteil an der Wohnfläche aufgeteilt werden. Dieser Anteil muss jeweils klar genannt und ins Verhältnis zu den Gesamtkosten gesetzt werden.

Folgende formale Kriterien müssen außerdem erfüllt sein:

• Vollständige Anschrift von Vermieter und Mieter (bei Mehrfamilienhäusern auch die Wohneinheit)
• Ersteller der Nebenkostenabrechnung (muss nicht immer der Vermieter selbst sein)
• Datum, Ort und Unterschrift des Erstellers
• Klare Aufstellung der Gesamtkosten jedes Postens
• Nachvollziehbarkeit des Mieter-Anteils an jedem Posten
• Gesamtrechnung aus den Einzelpositionen

Inhaltliche Fehler werden rechtlich gesehen auch materielle Fehler genannt. Solche liegen klassischerweise etwa vor, wenn sich einfache Rechenfehler finden. Bei Immobilienfirmen und Hausverwaltungen werden Rechnungen meistens automatisiert, weshalb seltener solche Probleme auftauchen. Sie sind aber auch hier nicht ausgeschlossen. Nicht korrekte Zahlen tauchen hier oft in der Gesamtrechnung als Summe der Einzelpositionen auf oder schon vorher beim prozentualen Anteil des Mieters an den Gesamtkosten einer Position.

Darüber hinaus kommt es immer wieder vor, dass vorausbezahlte Beträge mit den geschuldeten Beträgen gar nicht oder nicht richtig verrechnet werden. Und auch die Frage nach umlagefähigen Positionen bietet großes Problempotenzial. Hier besteht leider sowohl bei Mietern als auch bei Vermietern häufig ein falsches Verständnis der rechtlichen Lage und es kommt zu Fehlinterpretationen. Zudem ist der Anteil nur teilweise umlagefähiger Positionen häufig fehleranfällig.

Die Rechtsfolgen unterscheiden sich, wenn Sie aus formellen oder materiellen Gründen widersprechen. Formale Fehler führen dazu, dass die Nebenkostenabrechnung vollständig unwirksam ist. Das gilt so lange, bis der Vermieter Ihnen eine Abrechnung vorlegen kann, die fehlerfrei ist. Beachten Sie dabei aber, dass das nur der Fall ist, wenn Sie Ihren Vermieter auf die formalen Fehler ausdrücklich schriftlich hinweisen und Ihren Widerspruch explizit damit erklären. Sie müssen also aktiv werden und können nicht einfach die Zahlung verweigern.

Die Rechtsfolge von inhaltlichen Fehlern ist eine andere. Hier gilt die Zahlungsverpflichtung der Nebenkostenabrechnung weiter. Sie können aber erklären, dass Sie den geforderten Betrag unter Vorbehalt zahlen. Eventuell zu viel gezahltes Geld muss Ihnen nach der Korrektur der Nebenkostenabrechnung vom Vermieter rückerstattet werden. Beachten Sie aber auch hier, dass Ihre Vorbehaltserklärung nur dann wirksam ist, wenn Sie Ihren Widerspruch auch begründen. Sie können auch nicht ohne weitere Klärung einfach nach Ihrem Dafürhalten weniger bezahlen.

Es gibt einige Positionen, die sich immer wieder finden, in der Nebenkostenabrechnung aber nichts zu suchen haben. Umlagefähige Betriebskosten sind ausschließlich solche, die sich aus den 17 Positionen des Betriebskostenkatalogs (§ 2 Betriebskostenverordnung) ergeben. Dazu gehören:

• Öffentliche Lasten des Grundstücks, v. a. Grundsteuer
• Wasserversorgungskosten, einschließlich Verbrauch, Grundgebühren, Zählermiete, Wartung, und Aufbereitung
• Entwässerungskosten, Gebühren und Pumpenbetrieb
• Heizungskosten (inklusive Brennstoff, Strom, Wartung) oder alternativ Brennstoffversorgungskosten, eigenständige Wärmeversorgungskosten, und Etagenheizungswartungskosten
• Warmwasserversorgungskosten (inklusive Wasser und Wassererwärmung), eigenständige Warmwasserlieferkosten und Warmwassergerätewartungskosten
• Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
• Aufzugskosten (Strom, Wartung, Prüfung, Reinigung)
• Straßenreinigung und Müllbeseitigungskosten
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflegekosten
• Beleuchtungskosten
• Schornsteinreinigungskosten
• Sach- und Haftpflichtversicherung
• Hauswartskosten (ohne Instandhaltung und Reparaturen)
• Kosten für Antennenanlagen oder Breitbandkabelnetze
• Kosten für Wäschepflegeeinrichtungen
• Sonstige Betriebskosten nach § 1

Sonstige Kosten geben dem Vermieter einen Spielraum, individuellen Anforderungen an das Mietobjekt gerecht zu werden. Das gibt aber keinen Freifahrtschein für alle möglichen Kosten. Umlagefähig sind nur solche Kosten, die klar objektbezogen sind, sich also auf Ihre Mietsache beziehen und die wiederkehrend laufende Kosten sind, also keine einmaligen Ausgaben. Sie müssen außerdem den Grundsätzen der sog. ordnungsgemäßen Bewirtschaftung entsprechen. Wenn Vermieter einmal im Jahr das Treppenhaus streichen lassen, sind diese Kosten zwar objektbezogen wiederkehrend, für eine ordnungsgemäße Bewirtschaftung allerdings keineswegs notwendig.

Umlagefähige sonstige Kosten können etwa sein:

• Wartung von Feuerlöschern, Rauchabzugsanlagen und Rauchmeldern
• Prüfung der Blitzschutzanlage und Elektroinstallationen
• Regelmäßige Reinigung von Dachrinnen oder Lichtschächten
• Regelmäßige Wartung von Abflussrohren
• Betriebskosten für Gemeinschaftseinrichtungen, wie Fitnessraum, Sauna, Pool, usw.

Der Verteilerschlüssel gibt Ihren Anteil an den jeweiligen Posten der Betriebskosten an. Dieser kann unterschiedlich sein. Viele Nebenkosten werden danach auf Sie angerechnet, wie viel Wohnfläche Sie bewohnen. Das heißt: Es wird ein prozentualer Anteil Ihres gemieteten Wohnraums im Vergleich zur Gesamtwohnfläche der Mietsache errechnet. Gibt es in Ihrem Haus vier Mietparteien, die alle 100 m² Wohnfläche bewohnen und sind Sie eine davon, tragen Sie an vielen Betriebskosten ein Viertel der Gesamtkosten. Wird der Verteilerschlüssel falsch angesetzt, können Sie Widerspruch einlegen.

Anders verhält es sich, wenn Kosten nach Verbrauch abgerechnet werden. Das kann beispielsweise bei Heizkosten der Fall sein, sofern Ihr individueller Verbrauch zählbar ist. Hier kommt es aber auch darauf an, was im Mietvertrag vereinbart wurde. Hinzu kommt ein Verteilerschlüssel nach Anzahl der Bewohner. Das kann beispielsweise bei der Abfallentsorgung sinnvoll sein, da die Kosten hierfür eher von der Bewohnerzahl als dem Wohnraum abhängen. Sollte der Verteilerschlüssel Sie nach der Art der Aufteilung unangemessen benachteiligen, können Sie auch in diesem Fall Widerspruch einlegen.

Um der Nebenkostenabrechnung zu widersprechen, müssen Sie zwei verschiedene Fristen beachten. Die eine ist Ihre Widerspruchsfrist. Nachdem Sie die Nebenkostenabrechnung erhalten haben, können Sie im Zeitraum von 12 Monaten Widerspruch einlegen. Fallen Ihnen danach noch Fehler auf, können Sie diese nicht mehr beanstanden. Die Betriebskostenabrechnung gilt dann als angenommen und Sie haben keine Handhabe mehr. Hierbei handelt es sich um eine sog. Ausschlussfrist.

In vielen Fällen müssen Sie aber noch eine zweite Frist beachten. Fallen Ihnen inhaltliche Mängel auf, ändert das nichts an Ihrer Zahlungsverpflichtung. Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung haben Sie 30 Tage Zeit, eventuell bestehende Nachforderungen auszugleichen. Zu viel gezahlte Beträge können Sie nach Klärung des Sachverhalts zurückfordern. Erklären Sie dann aber, unter Vorbehalt zu zahlen. Sonst könnte man Ihre Zahlung als Akzeptanz der Rechnung interpretieren. Schreiben Sie einfach „unter Vorbehalt“ in die Betreffzeile Ihrer Überweisung.

Mit sog. Rechtsbehelfen wie Widerspruch, Einspruch und auch dem Widerruf, können Sie als Verbraucher viel Geld sparen. Sie sollten nicht blind darauf vertrauen, dass Forderungen, mit denen man Sie konfrontiert, schon Ihre Richtigkeit haben. Das gilt für Privatpersonen und Unternehmen ganz genauso wie auch für Behörden. Fehler können immer vorkommen und Sie sollten unrechtmäßige Nachteile nicht einfach hinnehmen. Als Verbraucherrecht-Kanzlei sind solche alltäglichen Benachteiligungen unser Spezialgebiet.

Finanzielle Vorteile können wir Ihnen in vielen Fällen unter anderem in folgenden Rechtsbereichen verschaffen:

• Abgasskandal: Immer noch Schadensersatz für manipulierte Dieselfahrzeuge möglich
• Versicherungsrecht: Private Renten- und Lebensversicherungen inklusive Zinsen und Gebühren rückabwickeln
• Bankrecht: Kredit- und Leasingverträge widerrufen
• Datenschutz: Schadensersatzansprüche für Millionen deutscher Verbraucher wegen Datenlecks
• SCHUFA: Einträge löschen lassen und Schadensersatz durchsetzen

Mieter haben ein Recht auf eine fehlerfreie Betriebskostenabrechnung. Finden sich hier Fehler, sollten Sie Widerspruch einlegen. Achten Sie aber darauf, dass Sie in vielen Fällen dennoch verpflichtet sind, Nachforderungen innerhalb einer Frist von 30 Tagen nachzukommen. Sie können sonst in Zahlungsverzug kommen und eine Abmahnung bzw. schlimmstenfalls sogar eine Kündigung riskieren. Sollten Sie zu viel gezahlt haben, können Sie das später zurückfordern. Suchen Sie daher das Gespräch und versuchen Sie, Probleme schon vor Ablauf des Zahlungsziels auszuräumen.

Zu viel gezahlte Beträge können zahlreiche Verbraucher auch in einigen anderen Kontexten zurückerhalten. Den Widerspruch können Sie beispielsweise auch bei zu hohen PKV-Beiträgen nutzen. Ist eine PKV-Beitragserhöhung unwirksam, können Sie zu viel gezahlte Beiträge sogar über mehrere Jahre rückwirkend erhalten. Als Kanzlei für Verbraucherrechte können wir Ihr Geld in vielen Fällen zurückholen. Das gilt sogar für Beitragszahlungen in der privaten Rentenversicherung oder auch für Lebensversicherungen. Nutzen Sie unsere kostenlose Erstberatung.